Willkommen an Bord! – Tipps zum Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter

 

Schiff falten. Quelle: Microsoft

Schiff falten. Quelle: Microsoft

„Schön, dass Sie da sind! Alle Formalitäten sind ja bereits erledigt. Hier ist Ihr Arbeitsplatz, hier sind  Ihr Vorgesetzter, Ihre neuen Kollegen und Ihr Einarbeitungs-Pate. Heute startet Ihr Einarbeitungsplan, der über vier Wochen geht.“ So kann’s gehen. Oder so: „Ach, Sie fangen heute schon an? Stellen Sie sich doch gleich in die Schlange bei den Mitarbeiterausweisen. Meinen Sie, Sie brauchen einen SAP-Zugang? Dann schau ich, wen man da fragen muss. Morgen bin ich auf Dienstreise, aber übermorgen habe ich bestimmt Zeit für Sie.“

Die Idealvorstellung ist, dass

ein qualifizierter, hoch motivierter und gut vorbereiteter neuer Mitarbeiter umgehend produktiv wird und seine Kreativität nutzbringend einsetzt. Wie der Einstieg in ein Unternehmen gelingt, hat einen Effekt auf Produktivität, Motivation, Mitarbeiterbindung und Fluktuation. Wir wünschen uns eine gut strukturierte Einarbeitung in die neue Rolle und einen umfassenden Wissenstransfer.

Aber wo beginnt Onboarding überhaupt? In der Praxis findet man unterschiedliche Startereignisse:

  • Das Vorstellungsgespräch, bei dem sich beide Seiten einig geworden sind, hat stattgefunden.
  • Der vom Bewerber unterschriebene Arbeitsvertrag ist beim Unternehmen eingegangen.
  • Der neue Mitarbeiter ist in den HR-Systemen angelegt worden.
  • Der Mitarbeiter erscheint am ersten Arbeitstag.

Das Prozessmanagement stellt weitere Fragen zum Onboarding-Prozess:

  • Sind seine Ziele definiert? Ein Prozessziel muss z. B. einen Zusammenhang herstellen zum strategischen Unternehmensziel der Produktivität oder der Mitarbeiterbindung.
  • Gibt es einen Prozessverantwortlichen, der bei aller Interdisziplinarität überhaupt erkennen kann, ob der Prozess gut läuft oder nicht?
  • Wer tut was, und in welcher Reihenfolge sind die Prozessschritte praktisch auszuführen?
  • Lässt sich der Prozess auf die jeweilige Person und Stelle passend zuschneiden, greift er z. B. auf Rollen und Qualifikationsprofile zurück?

Dann gehören die fachlichen Prozesse einbezogen, an denen der neue Mitarbeiter mitwirken soll.

  • Lässt sich die einzunehmende Stelle aus den Prozessrollen ableiten und vermitteln?
  • Werden Mitarbeiterziele aus den Prozesszielen abgeleitet? Ein gut beschriebener Fachprozess liefert mit Zielen, Prozessschritten, Rollen, Kompetenzen und Qualifikationsanforderungen eine Struktur, die die Einarbeitung enorm erleichtert.

 

Schiff falten. Quelle: Microsoft

Schiff falten. Quelle: Microsoft

In Projekten zu HR-Prozessen kommt es schon mal vor, dass das Onboarding von Workshop zu Workshop kreuz und quer über die Prozesslandkarte wandert und schließlich auf dem Themenparkplatz zum Stehen kommt. Der Prozess ist eben hoch interdisziplinär. Insofern ist vielleicht die interessanteste Frage: Wem gehört der Prozess Onboarding?

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?