Der Prozess treibt die IT, und die IT treibt den Prozess!

Bestimmt der Prozess die IT oder umgekehrt? Diese Diskussion wurde in diesem Blog bereits durch Henning Feldkamp erfolgreich angestoßen und diesen Faden greife ich hier wieder auf. Meine Antwort auf diese Frage finden Sie bereits in meiner Überschrift.

Über die IT führt ein weiterer wichtiger Weg hin zur prozessorientierten Unternehmensführung. Die Automatisierung von Prozessen durch IT-Systeme ist in vielen Unternehmen ein wesentlicher Teilaspekt in den Projekten zur Effizienzsteigerung. Darüber hinaus führen die Verlagerung von Verkaufsprozessen in das Internet oder aber auch die digitale Ausführung von Dienstleistungen zu der Notwendigkeit das bestehende Geschäftsmodell eines Unternehmens komplett zu überarbeiten. Neue verfügbare Technologien sind damit ein wesentlicher Treiber für Innovation und Strategie in den Unternehmen.

Beispielhafte Herausforderungen aus der Perspektive IT

Beispielhafte Herausforderungen aus der Perspektive IT

Während im vergangenen Jahrtausend vielfach die Einführung neuer Technologien oder IT-Systeme noch als reine IT-Projekte betrachtet wurden, hat sich dies in den letzten Jahren in vielen Unternehmen grundlegend gewandelt. Die Fachbereiche übernehmen zunehmend die Verantwortung für ihre Prozesse, idealerweise orientiert an der Unternehmensstrategie. Daraus leitet sich dann ebenso ab, dass sie auch die Verantwortung für die Priorisierung der Anforderungen an die unterstützenden IT-Systeme und Technologien tragen.

Der IT-Bereich findet sich dann immer häufiger in der Rolle des Dienstleisters wieder. Ich denke das ist so auch in Ordnung für die IT. Schließlich war es in der Vergangenheit oft auch eine undankbare Rolle, wenn der IT-Bereich über die Implementierung der IT-Systeme implizit auch die Fachprozesse festlegen musste, ohne deren Anforderungen genau zu kennen.

Natürlich kann dies nicht heißen, dass die Prozessverantwortlichen und ihr Team, komplett frei in ihrer Prozessmodellierung sind und beliebige Anforderungen an die IT formulieren können, ohne Kosten oder IT-Strategie zu berücksichtigen. In vielen Fällen werden den Vorstellungen über einen neuen Soll-Prozess, die Möglichkeiten eines vorhandenen Standard-IT-Systems gegenüber gestellt. Daraus ergeben sich dann die notwendigen Anpassungen an die Bedarfe der Prozesse und das Ganze gibt es dann auch für vertretbare Kosten. Dies ist also ein bilateraler Aushandlungsprozess („IT enables process“).

Aus einem möglicherweise von Fachbereich und IT gemeinsam modellierten Soll-Prozess lassen sich dann die Anforderungen an das IT-System auch konkreter fassen, als dies bislang in den üblichen Anforderungsspezifikationen der Fall war. Anstelle der umfangreichen Prosatexte, die immer wieder für sehr unterschiedliche Interpretationen und damit zu Missverständnissen führten, treten heute grafische Prozessdarstellungen. Unter Beteiligung von Vertretern des IT-Bereiches werden diese schrittweise über mehrere Ebenen verfeinert, bis die Verbindung zum Workflow der IT-Unterstützung hergestellt ist.

Eine weitere Konsequenz aus dieser Sichtweise ist dann, dass es nicht mehr darum geht, ein bestimmtes IT-System in die Organisation einzuführen (z.B. „wir machen jetzt SAP“). Das wirkliche Ziel ist die Einführung eines neuen verbesserten Prozesses, der zu großen Teilen von einem IT-System unterstützt wird. Schließlich ist ja die System-Einführung kein Selbstzweck.

Dies sollte sich in der Kommunikation der Neuerung bei deren Einführung und z.B. auch in der Gestaltung der Schulungsmaßnahmen wiederfinden. Ein gutes Change Management ist deshalb auch in diesem Kontext sehr wichtig.