Bestimmt der Prozess die IT-Systeme oder umgekehrt?

Die Realität in Unternehmen sieht oft so aus: Unternehmen entscheiden sich nach einer Anforderungsdefinition aus den verschiedensten Gründen für ein IT-System: politische Entscheidungen, persönliche Präferenzen, bereits bestehende Systeme, dem Preis etc. Es wird eine Software eingekauft, welche dann den Business-Prozess beeinflusst oder im schlimmsten Fall sogar nachteilig verändert. Bestehende eigentlich gut funktionierende Arbeitsabläufe werden komplizierter und aufwendiger und benötigen trotz der Einführung einer Software mehr Ressourcen als vorher. Dadurch sinkt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Software erheblich und es wird versucht eine Parallel-Welt zu schaffen oder sogar die Alt-Software weiter zu nutzen. Würde man in einem einfachen Beispiel seinen Mitarbeitern nach der Einführung eines neuen IT-Systems für konkrete Aufgaben die allgegenwärtige Tabellenkalkulations-Software wegnehmen, würden diese sehr schnell die kostenlosen im Internet zur Verfügung gestellten SaaS-Angebote nutzen – dieses habe ich so selber erlebt…

IT-System_Anwender

Ein neues IT-System sollte aber eigentlich die Arbeit erleichtern, effizienter und effektiver gestalten – den Mitarbeitern also ein Hilfsmittel geben, das Richtige richtig tun zu können. Wie kann man denn nun diese Anforderung erfüllen? Im bestmöglichen Fall wird zunächst der Soll-Prozess erarbeitet. Dabei spielt es eine große Rolle, dass die Prozessausführenden (also die zukünftigen Anwender des neuen IT-Systems) bei der Erarbeitung dabei sind und ihre Kenntnisse über die Ist-Prozesse in den neuen Soll-Prozess mit einbringen – niemand kennt die bestehenden Schwachstellen und Optimierungspotenziale besser als diejenigen, die den Prozess tagtäglich umsetzen. Und so kann darüber hinaus die Akzeptanz für neue IT-Systeme bei den Mitarbeitern erzeugt werden. Während der Soll-Prozess erarbeitet wird, sollten die Anforderung an eine IT-seitige Unterstützung von allen festgelegten Prozessschritten und -bestandteilen abgeleitet werden. So kann konkret geprüft werden, welches IT-System den Prozess bestmöglich unterstützt oder sogar automatisiert. Demzufolge bestimmt der Prozess die IT-Systeme.

Was mache ich aber bei bereits laufenden IT-Projekten? Eine Hilfestellung wäre zum Beispiel die Beantwortung der Fragen „welchen Prozessbezug hat das jeweilige IT-Projekt?“ bzw. „welche Prozesse werden durch das IT-Projekt optimiert?“. Können diese nicht eindeutig beantwortet werden, sollten unbedingt die Auswirkungen auf die Business-Prozesse eruiert werden. Diese Kenntnisse erzeugen erfahrungsgemäß zu gravierende Nachjustierungen im jeweiligen IT-Projekt.

Ich möchte mit diesem Artikel gerne eine Diskussion zu der Frage aus der Überschrift anstoßen und freue mich über Ihr Feedback!