Bestimmt der Prozess die IT-Systeme oder umgekehrt?

Die Realität in Unternehmen sieht oft so aus: Unternehmen entscheiden sich nach einer Anforderungsdefinition aus den verschiedensten Gründen für ein IT-System: politische Entscheidungen, persönliche Präferenzen, bereits bestehende Systeme, dem Preis etc. Es wird eine Software eingekauft, welche dann den Business-Prozess beeinflusst oder im schlimmsten Fall sogar nachteilig verändert. Bestehende eigentlich gut funktionierende Arbeitsabläufe werden komplizierter und aufwendiger und benötigen trotz der Einführung einer Software mehr Ressourcen als vorher. Dadurch sinkt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Software erheblich und es wird versucht eine Parallel-Welt zu schaffen oder sogar die Alt-Software weiter zu nutzen. Würde man in einem einfachen Beispiel seinen Mitarbeitern nach der Einführung eines neuen IT-Systems für konkrete Aufgaben die allgegenwärtige Tabellenkalkulations-Software wegnehmen, würden diese sehr schnell die kostenlosen im Internet zur Verfügung gestellten SaaS-Angebote nutzen – dieses habe ich so selber erlebt…

IT-System_Anwender

Ein neues IT-System sollte aber eigentlich die Arbeit erleichtern, effizienter und effektiver gestalten – den Mitarbeitern also ein Hilfsmittel geben, das Richtige richtig tun zu können. Wie kann man denn nun diese Anforderung erfüllen? Im bestmöglichen Fall wird zunächst der Soll-Prozess erarbeitet. Dabei spielt es eine große Rolle, dass die Prozessausführenden (also die zukünftigen Anwender des neuen IT-Systems) bei der Erarbeitung dabei sind und ihre Kenntnisse über die Ist-Prozesse in den neuen Soll-Prozess mit einbringen – niemand kennt die bestehenden Schwachstellen und Optimierungspotenziale besser als diejenigen, die den Prozess tagtäglich umsetzen. Und so kann darüber hinaus die Akzeptanz für neue IT-Systeme bei den Mitarbeitern erzeugt werden. Während der Soll-Prozess erarbeitet wird, sollten die Anforderung an eine IT-seitige Unterstützung von allen festgelegten Prozessschritten und -bestandteilen abgeleitet werden. So kann konkret geprüft werden, welches IT-System den Prozess bestmöglich unterstützt oder sogar automatisiert. Demzufolge bestimmt der Prozess die IT-Systeme.

Was mache ich aber bei bereits laufenden IT-Projekten? Eine Hilfestellung wäre zum Beispiel die Beantwortung der Fragen „welchen Prozessbezug hat das jeweilige IT-Projekt?“ bzw. „welche Prozesse werden durch das IT-Projekt optimiert?“. Können diese nicht eindeutig beantwortet werden, sollten unbedingt die Auswirkungen auf die Business-Prozesse eruiert werden. Diese Kenntnisse erzeugen erfahrungsgemäß zu gravierende Nachjustierungen im jeweiligen IT-Projekt.

Ich möchte mit diesem Artikel gerne eine Diskussion zu der Frage aus der Überschrift anstoßen und freue mich über Ihr Feedback!

  • Meine Devise lautet: „IT enables Process“

    Ich finde diesen Blogbeitrag sehr relevant und sehr wichtig. Als ehemaliger IT-ler weiss ich aus der Vergangenheit, dass die IT oftmals gezwungen war, bei der Einführung eines neuen IT-Systems auch einen Prozess mitzuliefern, weil aus dem Fachbereich diesbezüglich nichts kam. Dafür haben wir uns dann anhören müssen, dass es „so ja wohl nicht ginge“.

    Aber die Zeiten haben sich geändert. Seit einigen Jahren ist erkennbar, dass die Fachbereiche die Verantwortung für ihre Prozesse übernehmen und auch selber modellieren. Daraus folgt dann konsequenterweise, dass die IT eher eine Dienstleisterrolle einnimmt und den Prozess unterstützt. Grafisch modellierte Prozesse, idealerweise unter Einbeziehung der IT-Kollegen erarbeitet, ersetzen oder ergänzen die textlastigen Requirement-Spezifikationen der Vergangenheit.

    Trotzdem ist die Beinflussung eher beidseitig zu sehen, deshalb wähle ich die Formulierung „enabling“. In vielen Fällen wird bei der Automatisierung der Prozesse auf Standard-IT-Systeme zurückgegriffen. Dies ist allein aus Kostengründen notwendig. Insofern muss also auch bei der Modellierung des Soll-Prozesses neben den Anforderungen des Fachbereiches auch die vorhandene Funktionalität und die Konfigurierbarkeit des IT-Systems berücksichtigt werden.

    An der konstruktiven Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT führt also auch jetzt kein Weg vorbei. Auch wenn dies beiden Seiten oft nicht ganz leicht fällt :-))

  • Reiner Doberschütz

    Sehr geehrter Herr Feldkamp!

    Danke für diesen Beitrag und die gestellte Frage, die aus meiner Sicht nachwievor so aussieht, dass das IT-System den Prozess bestimmt. Der Grund dafür liegt aus meiner Sicht in dem Glauben, dass IT-Systeme DIE Problemlöser sind. Außerdem macht es den Eindruck, als könne man sich hinter IT-Systemen verstecken und so der Frage ausweichen, wie genau eigentlich die internen Prozesse funktionieren und welche davon komplett neu aufgesetzt werden müssten, damit sie funktionieren. Letzteres, also eine Analyse, ist mühsam. Ob ein Status Quo und die Einführung von IT-Systemen allerdings zu Kostenreduktion führt, lasse ich hier ganz bewußt offen.

    In diesem Zusammenhang fällt mir ein Vergleich zur klassischen Unternehmensberatung ein: Immer wieder werden Unternehmensberater engagiert, um interne Prozesse zu überprüfen und zu verbessern. Das Ergebnis ist leider allzu oft, dass Unternehmensberater ein paar Folien präsentieren (wie bei anderen Projekten zuvor auch), aber mit keinem Wort auf die konkreten Gegebenheiten eingehen und damit das Unternehmen und seine Mitarbeiter „verwirrt“ zurücklassen. Niemand weiß besser, wie Abläufe funktionieren sollten, als die Mitarbeiter eines Unternehmens selbst. Man muss sie nur fragen.

    Und dabei ist es für mich selbstverständlich, dass Fachbereiche sehr gut miteinander arbeiten. Tun sie das nicht, haben sie den Zweck ihres Daseins nicht verstanden, was übrigens für manche IT-Systeme ebenfalls gilt.

    • Sehr geehrter Herr Doberschütz,
      Ihre Aussage kann ich leider nur bestätigen! Die Erfahrung mit der Einführung eines IT-Systems als Problemlöser machen wir leider immer noch – wenn auch nicht mehr so stark, wie vor einigen Jahren noch.

      Zum Thema Kostenreduktion kann ich aus Erfahrung berichten, dass nach einer qualifizierten Soll-Prozessentwicklung und der darauf aufbauenden / abgeleiteten IT-Systemeinführung sogar die Kosteneinsparung sehr gut messbar ist – entscheidend ist dabei die Opportunitäten auch zu betrachten.

      Auch Ihre Aussage, dass nur die Mitarbeiter ihre Prozesse kennen kann ich nur bestätigen! Nur wenn die Mitarbeiter im Prozessmanagement befähigt, bei der Ist-Prozessaufnahme und bei der Soll-Prozessentwicklung beteiligt werden und die Implementierung von Veränderungen mit gestalten, ist ein nachhaltiges „Denken und Arbeiten in Prozessen“ möglich.

  • Ulf Reupke

    Ein echter „Klassiker“ dieses Thema.
    Schon seit den 90er Jahren wird immer wieder diskutiert, wie der Zusammenhang zwischen IT-System und Geschäftsprozess
    zu betrachten ist. In meiner (Beratungs-)Praxis habe sowohl das IT-System als auch den Geschäftsprozess als führendes Element
    erlebt. Ich denke grundsätzlich sollte selbstverständlich das IT-System den Anforderungen aus den Geschäftsprozessen folgen. Allerdings existieren i.d.R. auch eine Reihe von „Prozesstypen“, die ein hohes Potenzial zur Automatisierung bieten und so auch IT-Systeme mit entsprechenden Referenz-Prozessstrukturen als „führend“ betrachtet werden sollten.
    Dennoch wird in IT-Projekten häufig auch „pauschal“ auf Bestandsaufnahmen / Analyse der IST-Prozesse verzichtet, insbesondere aus Kostengründen, wie in diesem BLOG auch schon erwähnt. Der Projekterfolg drück sich auch häufig allein darin aus, dass ein IT-System in Time / in Budget eingeführt worden ist – und nicht die Frage gestellt wird, inwieweit sich durch die Einführung einer IT-Lösung die Geschäftsprozesse bzw. der Performance (NACHHALTIG) verbessert hat. Um diese Frage beantworten zu können, kommt man selbstverständlich nicht um eine Bestandaufnahme herum – sei es auch „nur“ für ausgewählte (Schlüssel-)Prozesse.

  • Pingback: Der Prozess treibt die IT, und die IT treibt den Prozess! - Der BPM&O Blog()