Virtuelle BPM Workshops für Prozessmodellierung

In meinem letzten Artikel habe ich verschiedene Workshop-Stile erklärt und deren Vor- und Nachteile. Dabei habe ich die Grundannahme getroffen, dass sich alle relevanten Wissensträger in einem Raum versammeln lassen. Das ist in global-agierenden Unternehmen leider nicht immer der Fall und so gibt es auch Bedarf, Prozesse „über die Telefonleitung“ zu erarbeiten. Dazu soll der folgende Artikel wichtige Hinweise geben.

Ein typisches Setting für virtuelle BPM Workshops

Keiner da? - Immer mehr Arbeitstreffen fallen weg zugunsten virtueller Meetings.

Keiner da? – Immer mehr Arbeitstreffen fallen weg zugunsten virtueller Meetings.

Nehmen wir an, Sie sollen einen Buchhaltungsprozess (Accounting) global standardisieren. Dazu müssen Sie sich mit 4 Accounting-Service-Centern sowie 12 Ländergesellschaften auseinandersetzen, die ihr Accounting selbst abwickeln. Zwar sind alle bereit mitzuwirken, weil die Accounting-Software bald abgelöst wird, aber jeder der Teilnehmer möchte natürlich seinen Prozess abgebildet sehen während der Processeigner den Prozess aus Kostengründen möglichst vereinheitlichen will. Budget und Zeit für ein Treffen aller Betroffenen ist nicht vorhanden. Sie sind also darauf angewiesen die Betroffenen per Telefon und Email in die Standardisierung einzubinden.

Intensive Vorbereitung

Es ist wichtig maximal viele Rahmenbedingungen zu klären, um das Prozessgerüst möglichst klar vorzugeben. Also sind schon vor der ersten Telefonkonferenz die klassischen Fragen zum Prozess mit dem Prozesseigner zu klären. Diese Informationen  (Prozesssteckbrief, Stakeholder-Analyse, Ziele und Nicht-Ziele) sind aus unseren Weiterbildungen bekannt und JA SIE SIND WICHTIG! Dies gilt erst recht für virtuelle Workshops, da man hier nicht die Körpersprache der Teilnehmer während des Workshops sehen kann, um Widerstände oder Unverständnis (fast intuitiv) heraus zu lesen. Zur weiteren Vorbereitung gehören natürlich auch das Sichten bestehender Prozessdokumentationen sowie Telefonate mit den künftigen Workshopteilnehmern. Sollte der Soll-Prozess noch gar nicht existieren, kann man kleine Präsenz-Workshops mit repräsentativen Niederlassungen machen, um ein Gefühl für mögliche Lösungen zu entwickeln. Alle Teilnehmer nutzen ein einheitliches BPM-Tool für Prozessmodellierung.

Der virtuelle Workshop

Ich erinnere noch einmal an die Workshop-Definition aus dem letzten Artikel und im Besonderen daran, dass die Teilnehmer ein gemeinsames Ergebnis erarbeiten. Das ist virtuell eine besondere Herausforderung. Folgende Punkte sind zu beachten:

Viele Interaktionskanäle schaffen

Eine Telefonleitung allein transportiert nur gesprochenes Wort. Das ist eine sehr magere Möglichkeit, die Teilnehmer wahrzunehmen. Es gilt möglichst viele Kanäle zu schaffen, auf denen man sich ausdrücken und andere wahrnehmen kann. Eine Videoverbindung ist schon mal besser. Dazu sollte ein Tool für Prozessmodellierung, ein Chat-Client und ein gemeinsames Flipchart existieren.

Das Tool für Prozessmodellierung sollte nicht nur für alle sichtbar sein, sondern bestenfalls auch Interaktionen erlauben. Nur wenige Tools können dass, daher empfiehlt es sich, den Bildschirm mit Lync, TeamViewer o.ä. einfach zu teilen und auch die Option „Bildschirmsteuerung durch andere“ zu erlauben. Im besten Fall lassen sich Bereiche durch die Teilnehmer markieren, um die Diskussion zu unterstützen. Dadurch entsteht auch hier ein Interaktionskanal.

Chat-Clients sind meist schon durch Lync, AIM oder Skype in Unternehmen im Einsatz. Der Chat wird vor allem genutzt, um Vorschläge einzusammeln und über Vorschläge abzustimmen. Dazu später mehr

Das Flipchart kann bspw. ein Etherpad oder ein Google-Doc sein indem zu Beginn die Agenda steht. Über die Zeit werden Informationen der Agenda hinzugefügt und so entsteht für alle sichtbar das Protokoll. In einem Extrabereich können Fragen/Anmerkungen gesammelt werden.

Fast alle Teilnehmer haben Erfahrungen mit Telefonkonferenzen. Daher sind solche Online-Meetings mit mehr als zwei Interaktionskanälen für die Teilnehmer oft neu und man muss als Moderator jedem Kanal seine Bedeutung explizit zuweisen.

Halten Sie es kurz und knackig

Der Start des Workshops läuft wie bekannt mit Vorstellungsrunde, Agenda und Vorstellung der Rahmenbedingungen. Auf klassische Aufwärmungübungen verzichtet man, stellt aber dafür die  einzelnen Interaktionskanäle vor und erklärt wie diese zu benutzen sind. Generell muss man für virtuelle Workshops eher mehrere kurze als eine lange Session planen. Bei physischen Workshops gilt: Wenn man denn endlich alle mal da hat und alle produktiv mitarbeiten, dann möchte man auch möglichst lange am Thema arbeiten können. Bei virtuellen Workshops gilt, wenn man es nicht kurz, kurzweilig und relevant hält dann klinken sich die Teilnehmer aus.

Teilnehmer kontinuierlich einbinden

Um das Ausklinken zu vermeiden, müssen die Teilnehmer immer wieder um ihre konkrete persönliche Meinung gebeten werden, bspw. durch das Abfragen von Ideen oder das Bewerten von Vorschlägen. Hier kommt der Chatclient zum Einsatz bspw. „Bitte schreiben Sie in den Chatclient an welchem Stichtag Sie Rechnungen künftig stellen möchten und schicken Sie die Information auf mein Kommando alle gleichzeitig los.“

Die Abfrage von individuellen Meinungen erzeugt Sichtbarkeit und Druck für den Einzelnen. Es ist wichtig, dass hier alle Teilnehmer sich selbst jeweils Gedanken machen und diese dann zusammenfasst und konsolidiert werden. So lässt sich schnell Massenmeinung von Einzelmeinungen unterscheiden und die Diskussion entsprechend steuern. Diskussionsbedarf Einzelner muss schnell erkannt und außerhalb des virtuellen Workshops behandelt werden, andernfalls verliert man wieder die anderen Teilnehmer.

Weitere organisatorische Hinweise

Machen Sie auch hier Pausen

Auch virtuelle Workshops brauchen Pausen. Da alle am Rechner sitzen, bitte einmal pro Stunde 5 Minuten erlauben, in denen Teilnehmer telefonieren können, Emails bearbeiten, etc. Sie tun es eh, aber im Zweifel jeder wann er will. Durch klar eingebaute Pausen können Sie diese Störaktivitäten mittelfristig verdrängen.

Nach dem Workshop ist vor dem Workshop

Natürlich geht es auch darum Inhalte, im Workshop zu diskutieren. Aber komplexere Sachverhalte sollten besser zwischen den Workshops erarbeitet werden, so dass in den Workshops konkrete Vorschläge diskutiert und abgestimmt werden können. Hier zeigt sich der Vorteil von Workshops-Serien, da offene Punkte in der Diskussion zu Hausaufgaben der einzelnen Teilnehmer werden. Diese werden dann im nächsten Workshop besprochen.

Anonyme Vorschläge und Abstimmungen nutzen

Ein wichtiges Mittel um konstruktiv miteinander zu arbeiten ist das anonyme Einsammeln und Abstimmen von Vorschlägen. Dabei sammelt der Moderator bspw. per Email Vorschläge, die dann ohne Ansehen des Urhebers als Idee diskutiert werden können.

Ungünstige Zeitzonen? Erzwingen Sie es nicht.

Global verteilte Unternehmen zwingen Mitarbeitern oft schwierige Arbeitszeiten auf. In manchen Fällen ist es nicht einmal möglich alle zu einer jeweils sinnvollen Arbeitszeit zusammen zu bekommen. Erzwingen Sie es nicht. Lieber motivierte (und damit effektive) Teilnehmer als alle unmotiviert oder abgelenkt in einem Telefonat. Setzen Sie stattdessen auf die asynchrone Kommunikation. Im Wochenrythmus kann man hierbei Informationen abfragen und Ergebnisse zurück spiegeln. Sie können auch einen Diskussionsbereich im Sharepoint einrichten rund um einzelne Streitpunkte. Wichtig ist dabei die Teilnehmer besonders abzuholen, die sich nicht so gerne schriftlich ausdrücken.

Fazit

Ich bin kein Freund von virtuellen Meetings. Direkte Treffen sind noch immer am effektivsten und dazu bieten wir ja auch mit t.BPM bei BPM&O ein ausgereiftes Konzept für effektive Prozessworkshops. Wenn es jedoch nicht anders möglich ist, dann setzen Sie auf kurze und intensive (virtuelle) Treffen und schaffen Sie möglichst mehrere Interaktionskanäle.