Einkaufsprozesse gestalten (2): Soll-Prozesse entwickeln

In der Fortsetzung der Blog-Beitragsreihe zu „Einkaufsprozesse gestalten“ werde ich auf die großen Chancen eingehen, die sich durch die „Soll-Prozess“-Entwicklung ergeben.

Diese zentrale Phase haben wir in unserer Prozess-Managementbrille in den Gesamtzusammenhang gestellt und soll vor allem helfen, nicht (!) an den IST-Prozessen haften zu bleiben, um aus der gewohnten Denkweise herauszukommen.

Im folgenden Bild wird dargestellt, wie durch das Ausrichten am Soll-Prozess eine Sogwirkung für die Veränderung erzeugt wird, die dann durch geeignete Maßnahmen gesteuert wird. Mit Hilfe des Pull-Prinzips werden so Workshop-Ergebnisse von hinten nach vorne erarbeitet und damit wird das Niveau des Prozesses gesteigert.

Sollprozesse

Soll-Einkaufsprozesse aufbauen

Wichtig ist die bewusste Entscheidung der Verantwortlichen, den Workshop-Teilnehmern Luft und Raum zu geben, tatsächlich an einem gewünschten Zustand, nämlich dem Soll-Prozess, arbeiten zu dürfen. Deshalb sollte diese Option in der Phase der Auftragsklärung angesprochen und bewusst entschieden werden.

Dann werden die „richtigen“ Mitarbeiter ausgewählt, um in einem Workshop frei über den Soll-Prozess nachdenken zu können. Dieser Workshop sollte bzw., die Erfahrung zeigt, muss von einem neutralen Moderator geleitet werden. Deshalb sehen wir in unserem Training „Prozessmanagement Grundlagen“ einen großen Anteil für „Prozessworkshop gestalten“ vor.

Wesentliche Ergebnisse des Workshops sind somit Prozessbeschreibungen und Maßnahmenlisten, die helfen, die Veränderung zu steuern.

Im vorherigen Blog-Beitrag „Einkaufsprozesse gestalten“ habe ich Hinweise zur Phase „Change Projekt managen“ beschrieben.

Einkaufsprozesse

Finden Sie hier das Referenzschreiben eines Kunden zum Veränderungsprojekt im Einkauf.

In meinen folgenden Blog-Beiträgen werde ich intensiver auf die weiteren Phasen eingehen:

  • Neue Rollen im Einkauf etablieren
  • Einführung und Umsetzung der Prozesse planen
  • Strategische und operative Prozessziele erarbeiten

 Welche Erfahrungen haben Sie mit der Erarbeitung von Soll-Prozessen gemacht?